Fortschritte messen und berichten

Die Wirksamkeitsmessung ist ein zentrales Element der unternehmerischen Sorgfalt, um die Umsetzung der Maßnahmen systematisch zu überprüfen. In der Regel sollten bereits relevante Daten vorliegen, beispielsweise zu internen Schulungen oder Lieferanten-Audits. Grundsätzlich gibt es drei Informations-Typen für die Wirkungsmessung:

Kennzahlen für Sorgfaltsprozess

Umsetzung und Wirkung von Maßnahmen erfassen

• Erfassen Sie in einem ersten Schritt, welche Maßnahmen umgesetzt wurden.
• Berücksichtigen Sie hier, wie viel Zeit erforderlich war und wer diese Maßnahme federführend umgesetzt hat.

Indikatoren festlegen, um Effektivität von Maßnahmen zu ermitteln

• Nutzen Sie verschiedene Informationsquellen (sowohl qualitative als auch quantitative Daten), um die Wirksamkeit von Maßnahmen zu überprüfen.
• Greifen Sie hierbei beispielsweise auf folgende Datenquellen zurück:
  • Informationen aus dem Beschwerde- und Wiedergutmachungsmechanismus (siehe Phase 5 Beschwerden managen)
  • Umfragen unter Mitarbeitenden, Geschäftspartnern und ggf. weiteren potenziell Betroffenen
  • Interne Auditprozesse
  • Länderberichte (sofern Ihr Unternehmen international agiert)

Kennzahlen für Sorgfaltsprozess

Daten sammeln

• In der Regel sollten bereits relevante Daten vorliegen, beispielsweise zu internen Schulungen oder Lieferanten-Audits.
• Passen Sie in einem abschließenden Schritt je nach Ergebnis der Wirkungsmessung Maßnahmen an. Dies kann beispielsweise beinhalten, dass Sie die Risikoanalyse (siehe Phase 2 Risikoanalyse durchführen) anpassen oder Schulungskonzepte überarbeiten.

Lieferantenprüfung
Lernendes System

Überblick über eigene Maßnahmen verschaffen

• Sammeln Sie Informationen aus den vorangegangenen Phasen und Schritten, insbesondere die Ergebnisse der Wirkungsanalyse Ihrer Maßnahmen (siehe 4.1 Umsetzung systematisch überprüfen).
• Lassen Sie aber auch Ihre Ergebnisse der Lieferantenbewertungen einfließen, um ein umfassendes Bild zu bekommen.
• Diskutieren Sie die Ergebnisse und Erkenntnisse mit Kolleginnen und Kollegen. Welche der umgesetzten Maßnahmen haben gut funktioniert, welche nicht? Welche Ziele und Prozesse sollten angepasst werden?

Formate für die interne Kommunikation auswählen

• Bei der internen Kommunikation bedarf es häufig keiner grundsätzlichen Überarbeitung der Kommunikationsformate.
• Interne Newsletter, das Intranet oder ähnliche Kommunikationskanäle, die Sie bereits für den internen Austausch nutzen, eignen sich auch für die Kommunikation Ihrer Nachhaltigkeits-Performance.
• Überlegen Sie, wie Sie durch gezielte Kommunikation die eigene Belegschaft mitnehmen können.

Zielgruppengerechte Kommunikation

Prüfen, welche Informationen mit welcher Absicht kommuniziert werden

• Wichtig ist, dass Sie zwischen Formaten der einseitigen Kommunikation (reine Übermittlung von Informationen) und jenen der zweiseitigen Kommunikation (Austausch) unterscheiden.

Zielgruppen und Inhalte festlegen

• Gerade als kleineres Unternehmen sollten sie entscheiden, ob Sie formal und breit berichterstatten möchten oder ob es um die gezielte Ansprache von externen Akteuren geht.
• Bei der formalen Berichterstattung sind Zielgruppen und damit auch Inhalte breiter.
• Bei der gezielten Ansprache können beispielsweise (potenziell) Betroffene über Präventionsmaßnahmen informiert werden oder über Möglichkeiten, mit dem Unternehmen in Kontakt zu treten.

Maßnahme zielgerichtete Kommunikation

Kommunikationskanäle auswählen

• Zentrale Kommunikationskanäle sind Ihre Nachhaltigkeitsberichterstattung oder Ihr Jahresbericht.
• Auch Unternehmensgrundsätze, Richtlinien oder Ihre Webseite sind wichtige Formate für die Kommunikation nach außen.
• Nutzen Sie auch direkte Gespräche mit Ihren Kundinnen und Kunden sowie Ihren eigenen Lieferanten.
• Je nach Zweck können Schwerpunkte gesetzt werden; beispielsweise können (potenziell) Betroffene über Präventionsmaßnahmen informiert werden oder über Möglichkeiten, mit dem Unternehmen in Kontakt zu treten.
• Kommunizieren Sie auch Ihre Erwartungen über Maßnahmen, beispielsweise im Rahmen von Schulungen oder im Austausch mit Anwohnern, Mitarbeitenden, usw. (Stakeholder-Engagement).
• Nutzen Sie auch interne oder externe Beschwerdemechanismen als Kommunikationskanäle der Betroffenen an Ihr Unternehmen (siehe Phase 5 Beschwerden managen).

Berichtsformat für die formelle Berichterstattung bestimmen

• Bei der externen Kommunikation sollten Sie zunächst überlegen, ob Sie eigenständig oder integriert in bestehenden Formaten über Ihre Nachhaltigkeitsleistung berichten möchten.
• Relevante bestehende Formate sind beispielsweise Nachhaltigkeits- oder Jahresberichte.
• Menschenrechts- und Umweltthemen werden in Berichterstattungsstandards wie den Leitlinien der Global Reporting Initiative (GRI) oder dem Deutschen Nachhaltigkeitskodex (DNK) bereits abgebildet.
• Im Gegensatz zu herkömmlichen Nachhaltigkeitsberichten, die von Unternehmen selbst erstellt werden, kann sich für manche KMU die Gemeinwohl-Bilanz als Format anbieten, bei dem sich Unternehmen auch gegenseitig bilanzieren oder externe Prüfer heranziehen können. Diese Art der Berichterstattung ist somit besonders transparent.
• Menschenrechtliche Themen können aber auch separat in einem eigenen Bericht behandelt werden.

Leitfaden effektives Beschwerdemanagement

Berichtsinhalte erstellen

• Sehen Sie die Berichterstattung, wie auch die anderen Phasen im Sorgfalts-Kompass, als Prozess an, den Sie im Zeitverlauf weiter beschreiten.
• Berichten Sie über Ihre zentralen Stufen der Wertschöpfungskette, welche Risiken auf den jeweiligen Stufen zentral sind.
• Im Sinne der Transparenz sollten Sie offenlegen, bis in welche Wertschöpfungskette Sie Risiken ermittelt haben.
• Stellen Sie dar, welche Maßnahmen Sie umsetzen oder planen umzusetzen, um Risiken zu adressieren (siehe 3.3 Risikobasierte Maßnahmen erarbeiten).