Unternehmen strategisch ausrichten

Zum Einstieg in die Themen des Sorgfaltsprozesses helfen Ihnen folgende Leitfragen, um sich im Unternehmen einen ersten Überblick zu verschaffen. Klicken Sie eine der betrieblichen Funktionen an, um die dazugehörigen Fragen hervorzuheben:

Bestehendes Wissen nutzen 

• Prüfen Sie, welches Wissen im Unternehmen bereits vorhanden ist.
• Bringen Sie Personen zusammen, die etwas zum Thema beitragen können. 
• Halten Sie es zu Beginn kurz und kompakt! Bei KMU reicht erfahrungsgemäß häufig ein kurzes Treffen, um Antworten auf die wichtigsten Fragen zu erhalten. 
• Sie können dieses Wissen nutzen, um weitere Treffen mit Ihren Kolleginnen und Kollegen im Rahmen der einzelnen Phasen im Sorgfalts-Kompass zu planen.

Bedeutung des Themas hervorheben

• Bereiten Sie sich darauf vor, dass Sie zu Beginn möglicherweise erläutern müssen, warum es für Ihr Unternehmen wichtig ist, sich mit dem Thema unternehmerische Sorgfalt und einem ganzheitlichen Blick auf die Wertschöpfungskette zu befassen. 
• Nutzen Sie die Praxishilfe, um Kollegen und Vorgesetzte zu überzeugen. Wirtschaft & Menschenrechte – Eine Einführung
• Seien Sie auf mögliche Skepsis im eigenen Unternehmen oder bei Lieferanten vorbereitet.
• Stellen Sie sicher, dass Sie auch die Chancen des Themas wie z.B. die Produktivitätssteigerung oder Liefersicherheit kommunizieren.

Auch wenn Wertschöpfungsketten in der Realität komplex sind und eher stark verästelten Netzwerken ähneln, ist eine vereinfachte Darstellung zu Beginn hilfreich.

Als produzierendes Unternehmen…

... umfasst Ihre vorgelagerte Lieferkette in der Regel die Gewinnung von (Agrar-)Rohstoffen, deren Transport und Verarbeitung zu Vor- und Teilprodukten (Vorlieferanten) sowie die Arbeit der Direktlieferanten.

Als Dienstleistungsunternehmen…

... ist für Sie die Betrachtung der nachgelagerten Lieferkette aus Nachhaltigkeitssicht besonders wichtig, beispielsweise:  

• als Finanzdienstleister die Betrachtung von Investitionsentscheidungen;
• als Reiseanbieter die Reiseangebote (z.B. die Arbeitsbedingungen des Hotelpersonals); und 
• als IT-Dienstleister potenzieller Missbrauch (z.B. durch Spyware).  

Orientieren Sie sich an folgenden Leitfragen:  

• Welche Stufen umfasst die Wertschöpfungskette Ihres Unternehmens?
• Wer sind Ihre (zentralen) Lieferanten?
• Welche Prozesse finden in Ihrer Wertschöpfungskette statt?
• In welchen Ländern finden diese Prozesse statt?

Keine Sorge, gerade am Anfang werden nicht für alle Leitfragen Informationen vorliegen. Starten Sie als KMU pragmatisch. Es gilt insbesondere zu Beginn: Mut zur Lücke!

Internes Wissen sammeln

• Tragen Sie in einem ersten Schritt internes Wissen aus verschiedenen Unternehmensbereichen zusammen.
• Bringen Sie Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Abteilungen wie z.B. dem Einkauf an einen Tisch, um sich Informationen über die Lieferantenstruktur jenseits der Ebene der Direktlieferanten zu sammeln.
• Organisieren Sie im weiteren Verlauf regelmäßige treffen (siehe 3.2 Thema im Unternehmen verankern).

Direktlieferanten befragen

• Fragen Sie Ihre Direktlieferanten, ob sie Informationen über ihre Lieferketten bereitstellen können (z.B. Selbstauskünfte, Audits, Zertifikate, etc.).
• Nutzen Sie die Möglichkeit, Informationen zur Umsetzung von Umwelt- und Sozialstandards gemeinsam mit Lieferanten zu erarbeiten (siehe 3.5 Lieferanten überprüfen und Kompetenzen aufbauen).

Lieferantenprüfung

Wertschöpfungskette strukturieren und visualisieren

• Strukturieren Sie im nächsten Schritt die Wertschöpfungskette entlang der oben im Abschnitt Grundverständnis genannten Leitfragen.
• Visualisieren Sie Ihre Ergebnisse – beispielsweise in Form einer Matrix, die die zentralen Lieferkettenstufen, Lieferanten, Prozesse und Produktionsstandorte abbildet. Die Darstellung bildet die Grundlage für die Risikoanalyse.
• Fokussieren Sie sich auf bestimmte Teilbereiche der Wertschöpfungskette, insbesondere wenn Ihre Wertschöpfungskette komplex ist oder Sie eine große Produktpalette haben.
• Sortieren Sie die Auswahl beispielsweise anhand von Einkaufskosten oder wichtigen Produktgruppen.

Geschäftsführung sensibilisieren

• Überzeugen Sie Geschäftsführung, Aufsichtsrat und Gesellschafterversammlung von der Bedeutung von Menschenrechten und Umweltschutz entlang der gesamten Wertschöpfungskette für Ihr Unternehmen.
• Beleuchten Sie hierfür die verschiedenen Themen, zu denen Ihre Leitungsebene einen Bezug herstellen kann, wie z.B. steigende regulatorische Anforderungen, gestiegene Erwartungen von Kunden und Konsumenten sowie die Möglichkeit robustere Wertschöpfungsketten zu etablieren, um Produktqualität und Liefersicherheit zu verbessern.
• Sichern Sie sich die Unterstützung und Rückendeckung der Geschäftsführung für die Umsetzung der Sorgfaltsprozesse – von der strategischen Verankerung bis zum Beschwerdemanagement.
• Versuchen Sie, dass sich die Unterstützung nicht nur in überarbeiten Unternehmensgrundsätzen ausdrückt, sondern konkret ist und unmittelbar erfolgt. Hierzu zählt insbesondere die Bereitstellung adäquater personeller und finanzieller Ressourcen.
  Wirtschaft & Menschenrechte – Eine Einführung

Austausch im Unternehmen starten, um Sorgfaltsprozess zu verankern

• Damit die Achtung von Menschenrechten und der Schutz der Umwelt entlang der gesamten Wertschöpfungskette noch stärker in Ihre Unternehmenskultur einfließen, ist das richtige Umfeld und die Unterstützung der Geschäftsführung im Unternehmen wichtig. 
• Auch wenn das Thema erst im weiteren Prozessverlauf vertieft behandelt wird, sollten Sie frühzeitig erörtern, wie sowohl die Aufsicht und Koordination (vertikale Verankerung) als auch die operative Umsetzung (horizontale Verankerung) gestalten werden können (siehe 3.2 Thema im Unternehmen verankern). 
• Legen Sie für sich fest, ob es beispielsweise ein abteilungsübergreifendes Team geben soll, welches das Thema koordiniert.
• Überlegen Sie, ob die Verantwortung (zu Beginn) auf eine Person konzentriert werden soll, oder mehrere Personen aus verschiedenen Abteilungen das Thema vorantreiben. 
• Entscheiden Sie, welche Abteilungen relevant sind, um die Unternehmensgrundsätze in konkrete Maßnahmen zu überführen. Als KMU brachen Sie diesen Prozess nicht zu kompliziert gestalten. Wichtig ist jedoch, dass das Wissen der verschiedenen Abteilungen gebündelt und genutzt werden kann.

Bestehende Unternehmensgrundsätze ermitteln

• Verschaffen Sie sich einen Überblick über bestehende Unternehmensgrundsätze.
• Nutzen Sie hierfür als Grundlage die allgemeinen Grundsätze wie Leitbilder, Werte oder Verhaltenskodizes, aber auch themenspezifische Dokumente wie eine öffentlich verfügbare Umweltpolitik aus Ihrem Umweltmanagement oder Corporate-Governance-Richtlinien zur Bekämpfung von Korruption.

Verbindung zu Menschenrechts- und Umweltrisiken analysieren

• Achten Sie auch als KMU bei der Prüfung der Unternehmensgrundsätze insbesondere auf Bezüge zu Menschenrechten.
• Als Grundlage eignen sich die Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte der Vereinten Nationen. Darin enthalten sind konkrete Vorgaben an die Formulierung einer menschenrechtsbezogenen Grundsatzerklärung (siehe 1.5 Grundsatzerklärung formulieren).

Grundsatzerklärung

Eine Grundsatzerklärung ist in erster Linie ein öffentliches Bekenntnis zur Achtung der Menschenrechte, mit deren Hilfe ein Unternehmen zum Ausdruck bringt, dass es seiner menschenrechtlichen Verantwortung nachkommt.

Die Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte der Vereinten Nationen und der NAP formulieren konkrete Anforderungen an eine Grundsatzerklärung. Weitere Informationen zu den formalen und inhaltlichen Anforderungen (siehe unten - Umsetzung).

Grundsatzerklärung

Die Grundsatzerklärung ist auch ein wichtiges Instrument zur Verankerung der menschenrechtlichen Sorgfalt im Unternehmen. Damit die Grundsatzerklärung wirksam wird, sollte sie klare Verantwortlichkeiten für die Umsetzung der menschenrechtlichen Sorgfalt definieren.

Formale und inhaltliche Anforderungen erfassen

• Arbeiten Sie die folgende Checkliste ab – sehen Sie es aber gleichzeitig auch als Prozess und entwickeln Sie die Grundsatzerklärung weiter, bspw., wenn vertiefte Ergebnisse der Risikoanalyse vorliegen:
  • Verabschiedung der öffentlich verfügbaren Grundsatzerklärung durch die Geschäftsführung
  • Bezug auf die internationalen menschenrechtlichen Referenzinstrumente (siehe Infobox Menschenrechtliche Referenzinstrumente)
  • Bezug zu branchen- bzw. unternehmensspezifischen Nachhaltigkeitsrisiken
  • Beschreibung des Verfahrens, wie das Unternehmen seiner menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfalt nachkommt
  • kompakte Beschreibung von Maßnahmen, Fristen zur Umsetzung und Verantwortlichkeiten
  • Kontinuierliche Weiterentwicklung vorsehen. Zum Beispiel sollte die Risikoanalyse erweitert werden, wenn sich Ihr Produkt/Dienstleistungsportfolio ändert (siehe 2.1 Potenzielle Risiken identifizieren)
  • Erwartungen an Mitarbeitende, Lieferanten, Geschäftspartner und Kunden formulieren

Grundsatzerklärung

Interne Akteure einbinden

• Im Unternehmen sollten Sie vor allem diejenigen miteinbeziehen, die später für die Umsetzung der Unternehmensgrundsätze (mit-)verantwortlich sind.
• Berücksichtigen Sie hier z.B. Manager, Fach- oder Funktionspersonal und diejenigen, die wichtige Geschäftsbeziehungen oder Aktivitäten managen, welche mit Nachhaltigkeitsrisiken verbunden sein können.
• Binden Sie auch den Betriebsrat bzw. die Vertretung der Mitarbeitenden ein.
• Nutzen Sie die Einbindung, um die Qualität der Unternehmensgrundsätze zu verbessern und eine größere Zustimmung zu erreichen. Damit tragen Sie dazu bei, dass das Thema im Unternehmen stärker als bisher handlungsleitend wird und die gesamte Wertschöpfungskette in den Blick genommen werden kann.

Externe Akteure einbinden

• Binden Sie auch externe Akteure außerhalb des Unternehmens im Rahmen ihrer Möglichkeiten ein. Hierzu zählen beispielsweise Gewerkschaften, NGOs oder lokale Gemeinden. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Sie in den überarbeiteten Unternehmensgrundsätzen die jeweiligen Gruppen direkt adressieren bzw. wenn ihre Geschäftsaktivitäten direkte Folgen für sie haben.
• Anstatt einen eigenen Dialog aufzusetzen, können Sie prüfen, ob der Austausch über eine Brancheninitiative möglich ist.
• Formulieren Sie auf dieser Basis Ihre Grundsatzerklärung, die Menschenrechts- und Umweltrisiken in der Wertschöpfungskette adressiert.

Unternehmensgrundsätze intern und extern kommunizieren

• Definieren Sie dafür Zielgruppen.

          Maßnahme zielgerichtete Kommunikation

• Die Grundsatzerklärung sollte insbesondere jene erreichen, von denen erwartet wird, die Inhalte umzusetzen. Das betrifft Ihre Kolleginnen und Kollegen im eigenen Unternehmen, aber auch direkte und indirekte Lieferanten Ihres Unternehmens sowie Kunden.
• Ebenso sollten die Grundsätze jene erreichen, die ein direktes Interesse an der Umsetzung haben. Das können z. B. potenziell betroffene Gemeinden, Investoren, Verbraucher und zivilgesellschaftliche Akteure sein.
• Werben Sie für die Einhaltung der Grundsätze.
• Wählen Sie abschließend geeignete Kommunikationskanäle. Der geeignete Kanal kann sich je nach Zielgruppe unterscheiden.